Từ khi bắt đầu làm về People Analytics (phân tích Nhân sự) cách đây 4 năm, phần lớn thời gian của Hà tập trung vào mảng Performance Review - xây dựng hệ thống đánh giá chất lượng nhân viên và lương thưởng. Đầu năm nay Hà dời qua mảng Talent Acquisition - xây dựng hệ thống tuyển dụng, đánh giá chất lượng ứng viên.

Những năm vừa qua, công ty Hà đã chạy thử rất nhiều thí nghiệm và thay đổi kha khá các quá trình tuyển dụng. Thêm vào đấy, hệ thống ATS (Applicant Tracking System) của công ty cũng đổi từ SmartRecruiters sang Ashby hồi năm ngoái. Vậy nên, khi chuyển sang mảng Talent Acquisition lần này, Hà vừa phải làm quen với ngữ cảnh mới, quy trình mới, stakeholder mới, và dữ liệu mới nữa.

Mình đã phải tập làm quen với những chủ đề mới rất nhiều lần trong sự nghiệp của mình. Và mình nghĩ đây chắc chắc cũng không phải lần cuối cùng. Bởi vậy, note lại TODO list đây, sau này phải đổi nữa thì cứ làm theo vậy thôi.

ĐỌC

Đọc về tầm nhìn và chiến lược quý này, năm này của công ty, của bộ phận Nhân sự nói chung và bộ phận Tuyển dụng nói riêng. Đọc về các quy trình Tuyển dụng hiện tại.

Để hiểu hơn vấn đề công ty đang có ở hiện tại. Liên kết các vấn đề với nhau. Từ đó có cái nhìn tổng quát hơn cho các quy trình, mục tiêu của những dự án và cơ hội trong công việc của team mình.

LẮNG NGHE

Khi có cái nhìn tổng quan từ trên cao rồi, mình muốn đào sâu thêm nhiều tầng nữa. Mình hẹn coffee chat với các đồng nghiệp và các sếp trong team mình, cũng như các stakeholder liên quan. 

Thứ nhất là để lắng nghe thêm về những dự án họ đang làm, chúng có tầm quan trọng gì đến việc giải quyết các vấn đề hiện tại, và phục vụ gì cho tầm nhìn của bộ phận.

Thứ hai là để tạo các mối quan hệ mới. Một mạng lưới thông tin và hỗ trợ tốt có thể giúp đỡ chúng ta rất nhiều khi giải quyết vấn đề.

LÀM

Mình là người thích học qua ứng dụng thực tế. Thay vì ngồi hàng giờ ngâm cứu data architecture và các data table bên Talent Acquisition, mình chỉ nghía qua nó thôi. Chỉ cần hiểu được chung chung raw data được lấy từ đâu, lưu vào data warehouse của mình thế nào, và được dùng để tạo các data table cho việc phân tích và báo cáo hàng ngày ra sao là được. Mình chưa vội quan tâm đến các logic cụ thể. 

Thông qua dự án mới được giao, mình tự viết SQL query lấy dữ liệu rồi phân tích, kiểm tra xem kết quả có đúng như những assumption mình có trước thông qua việc ĐỌC và LẮNG NGHE hay không.

Điều rất quan trọng trong quá trình kiểm tra này là có truy cập vào nơi tạo ra dữ liệu, nguồn thông tin gốc. Trong trường hợp này, chính là hệ thống ATS. Nếu dữ liệu ở warehouse không khớp với assumption thì có khả năng: 

• (1) query mình viết sai
• (2) dữ liệu mình dùng trong warehouse sai
• (3) assumption sai

Truy cập được vào hệ thống ATS, mình sẽ kiểm chứng được xem cái sai nằm ở đâu.

Ví dụ: 

• Assumption: sau mỗi interview, người phỏng vấn được yêu cầu phải nhập feedback vào ATS. 
• Khi query của mình không đưa ra kết quả này, mình dò lại ở data table mình đã sử dụng xem feedback có ở đó không. 
• Nếu có trong table, tức là query mình có thể sai sót. Nếu không, có thể dữ liệu trong warehouse sai, và mình kiểm chứng lại trên ATS. 
• Nếu có trên ATS, mình có thể tìm lỗi sai và sửa trong warehouse (không cần sửa luôn, chỉ cần note lại và thông báo ảnh hưởng của lỗi sai với team trước)
• Nếu không có trên ATS thật, thì assumption ban đầu của mình có thể sai. Có thể đây là trường hợp đặc biệt, hoặc nếu thường xuyên xảy ra thì mình có thể quyết định bước tiếp theo phù hợp nhất cho công ty 

Từ những ứng dụng dữ liệu rất thực tế như vậy, mình dần xây dựng thêm mạng lưới kiến thức về các data table, ý nghĩa từng cột dữ liệu, code logic.

ĐẶT CÂU HỎI

Xuyên suốt quá trình đọc, lắng nghe, và làm, mình không ngại hỏi điều mình chưa hiểu rõ. Nhiều khi những câu hỏi tưởng như rất đơn giản hay ngốc nghếch, nhưng lại ra được thông tin then chốt không chừng. Mà quan trọng hơn, là câu trả lời giúp mình mở rộng và thắt chặt mạng lưới kiến thức hơn.

Mình không ngại hỏi, hỏi cả cấp trên, cấp dưới, những bạn junior hơn mình nhưng đã có thời gian làm việc với dữ liệu và các vấn đề bên Tuyển dụng rồi.

Kết

Mình là người thích tìm sự có tổ chức, cấu trúc, trật tự trong bất cứ điều mới mẻ nào, dù nó có hỗn độn đến đâu. Bởi vậy mình rất thích các TODO list, một công thức để bắt tay vào việc, rồi khó khăn nào đến mình sẽ tìm cách giải quyết tiếp.

Mỗi lần thay đổi công việc, đổi team, đổi chủ đề là mỗi bài tập khả năng làm quen, sự nhanh nhạy của chúng ta. Mong là chiếc TODO list này sẽ giúp bạn có một khởi đầu thuận lợi cho các thay đổi công việc trong năm nay nhé!