Tối ưu hoá danh sách 360 Reviewer bằng dữ liệu (phần 2)
Ở phần 1 của bài viết, mình đã phân tích sâu hơn vào những đối tượng đưa ra đánh giá nhân viên trong quá trình đánh giá 360 độ, và những khía cạnh cần được tối ưu hoá để đảm bảo chất lượng đánh giá. Bạn có thể đọc thêm phần 1 ở đây.
Trong phần 2 này, mình sẽ đi vào phương pháp cụ thể để thực hiện đề xuất trên, bao gồm Python code để bạn có thể thử sử dụng vào công việc. Ngoài ra, mình cũng sẽ đề cập đến những thước đo kiểm tra chất lượng phương pháp này.
Phương pháp cần tập trung những yếu tố nào?
Tổng hợp lại, một danh sách 360 Reviewer tối ưu sẽ có tất cả những yếu tố sau:
- Danh sách có thông tin đa chiều từ đồng nghiệp trong và ngoài phòng ban. Chúng ta sẽ cố gắng có cả hai đối tượng này, nhưng linh động và chấp nhận danh sách sẽ không có ai nếu không tìm được người phù hợp
- Để tránh loãng thông tin đánh giá về người nhân viên, chúng ta giới hạn 6 đánh giá cho mỗi nhân viên, mỗi đánh giá đến từ 1 đồng nghiệp
- Người đánh giá phải có nhiều ngữ cảnh về nhân viên, dựa trên số ngày tương tác của họ trong 6 tháng vừa qua
- Bảo đảm số lượng đánh giá cho mỗi reviewer không quá 6 nhân viên để tránh việc họ không đủ thời gian viết đánh giá chất lượng nhất
- Và cuối cùng, để giảm tính chủ quan trong việc lựa chọn danh sách này, mình sẽ lập trình hết các logic trên và gửi danh sách 360 Reviewer này trước cho quản lí trước thời điểm bắt đầu 360 Review
Trong 5 yếu tố này, yếu tố thứ 5 được xử lí thông qua việc chia sẻ dữ liệu danh sách này đến chiếc app công ty mình xây dựng dành riêng cho quá trình 360 Review. Của nhà trồng nên gửi dữ liệu khá lên app dễ dàng. Nếu công ty bạn dùng app khác thì tìm hiểu thêm cách gửi dữ liệu qua API nhé!
Phương pháp của mình đưa ra sẽ tập trung vào việc cân bằng 4 yếu tố đầu tiên.
Bao quát phương pháp
Đầu tiên chúng ta sẽ chọn từ danh sách đồng nghiệp từ phòng ban với điểm tương tác cao nhất. Tiếp đến, ta chọn đồng nghiệp ngoài phòng ban với điểm tương tác cao nhất. Cuối cùng, nếu vẫn còn chỗ trống trong nhanh sách người đánh giá, chọn thêm từ danh sách đồng nghiệp cùng phòng ban.
Cụ thể thì chúng ta sẽ đi qua 6 bước nhỏ, mỗi bước mình sẽ ghi chi tiết ở dưới. Để giúp các bạn hình dung từng bước dễ dàng hơn, mình có một ví dụ sau:
Mình muốn lập danh sách 360 Reviewer cho Hà và Mai. Cả hai bạn cùng chung một phòng ban.
Hà làm các dự án với phòng ban khác nên tương tác của bạn nhiều hơn với đồng nghiệp ngoài phòng ban.
Mai trong thời gian vừa qua tập trung làm dự án trong phòng ban của mình nên tương tác với đồng nghiệp cùng phòng ban nhiều hơn.
Bước 1: Lọc tương tác không có giá trị cao
Lọc hết các tương tác ít hơn 15 ngày (nửa tháng) trong 6 tháng qua. Chọn 6 tháng vì công ty mình đánh giá chất lượng nhân viên mỗi 6 tháng.
Đây là một cách đơn giản để lọc những tương tác không có nhiều ý nghĩa. Ví dụ một vài buổi họp làm quen đồng nghiệp mới, hoặc là buổi họp toàn công ty để cập nhật tình hình công ty. Bước lọc tương tác này giúp tránh việc lựa chọn đối tượng đánh giá không phù hợp, khi các đối tượng phù hợp hơn đã đạt tối đa số người cần phải đánh giá.
Đây là danh sách chúng ta có thể xem xét thêm cho Hà và Mai sau khi lọc các tương tác ít hơn 15 ngày.
Bước 2: Xếp hạng đồng nghiệp theo điểm tương tác
Xếp hạng tương tác giữa nhân viên và đồng nghiệp, đồng thời giữa đồng nghiệp và nhân viên.
Uu tiên đồng nghiệp có điểm tương tác cao nhất với nhân viên. Đồng thời người nhân viên ấy cũng phải có điểm tương tác cao nhất trong danh sách các nhân viên có thể được đánh giá bởi đồng nghiệp ấy. Điều này giúp đảm bảo chúng ta ưu tiên đúng người đánh giá và người được đánh giá.
Dựa trên điểm tương tác, thì Minh đứng đầu danh sách của cả Hà và Mai. Tuy nhiên, vì Minh có nhiều tương tác hơn với Mai (60 ngày, so với 30 ngày tương tác với Hà), chúng ta sẽ ưu tiên Minh làm người đánh giá đầu tiên cho Mai.
Bước 3: Chọn đồng nghiệp từ phòng ban
Chọn tối đa 3 đồng nghiệp cùng phòng ban (gọi đây là slot), và tối đa 3 người được review bởi mỗi reviewer (gọi đây là workload).
Chọn từ phòng ban trước tiên vì đồng nghiệp cùng phòng ban có khả năng cao hơn trong việc hiểu các ngữ cảnh xoay quanh công việc của nhân viên so với đồng nghiệp ngoài phòng ban, đặc biệt là ngữ cảnh mà chúng ta có thể không định lượng được qua các nguồn dữ liệu trên.
Chọn giới hạn tối đa là 3 để chừa chỗ cho đồng nghiệp ngoài phòng ban, giúp tối ưu hoá sự đa dạng trong các đánh giá.
Mỗi lần ghép cặp, giảm đi một người trong tổng số 3 slot, và giảm đi một người trong số 3 workload. Vì Minh vẫn còn workload sau khi review cho Mai, Minh sẽ được thêm vào danh sách reviewer của Hà.
Như vậy, sau bước này, cả Hà và Mai đều có 2 reviewer. Mai và Hà lấp đầy 1 workload, riêng Minh lấp đầy 2 workload.
Bước 4: Tính tổng số slot và workload còn lại cho mỗi người
Sau khi chọn đồng nghiệp từ phòng ban, bất cứ slot hay workload nào còn trống sẽ được dành thêm cho đồng nghiệp ngoài phòng ban, cộng thêm 3 slot và workload còn lại của mỗi người.
Hà sẽ có tổng cộng 4 slot (1 slot thừa từ lần ghép cặp trên + 3 slot cho đồng nghiệp ngoài phòng ban).
Mai cũng sẽ có tổng cộng 4 slot (1 thừa từ lần ghép cặp với đồng nghiệp cùng phòng ban + 3 slot cho đồng nghiệp ngoài phòng ban).
Mỗi bạn đồng nghiệp ngoài phòng ban vẫn còn 6 workload vì chưa được chọn cho ai. (Trong thực tế, các bạn có thể bớt workload vì bạn đã được ghép cặp với đồng nghiệp chung phòng bạn của bạn.)
Bước 5: Chọn đồng nghiệp ngoài phòng ban
Lập lại y hệt bước ghép cặp cho đồng nghiệp chung phòng ban, nhưng lần này, cho đồng nghiệp ngoài phòng ban.
Như vậy, sau vòng này Hà có thêm 2 reviewer từ ngoài phòng ban, Mai có thêm 1 reviewer.
Nguyên lấp đầy 2 workload, và Châu lấp đầy 1 workload. Giang vẫn dư 6 workload vì bạn không có tương tác nào đủ với Hà và Mai để được xem xét ghép cặp.
cross_team_reviewers_df = _assign_peer_reviewers(ranked_cross_team_df)
Bước 6: Quay lại chọn bất cứ đồng nghiệp nào chung phòng ban, có ít nhất 1 tương tác
Qua cả hai vòng lựa chọn reviewer, sẽ có những nhân viên không đạt đủ tiêu chí 6 reviewer, hoặc tệ hơn, họ không có bất cứ reviewer nào trong danh sách của họ.
Để hạn chế rủi ro này, mình chọn cách quay lại tìm thêm reviewer từ phòng ban. Lần này, mình muốn tìm bất cứ đồng nghiệp nào chung phòng ban, có ít nhất 1 tương tác với nhân viên, ưu tiên bạn nào còn workload và có số tương tác cao hơn.
Lí do mình chọn quay lại đồng nghiệp chung phòng ban với hạn chế tương tác thấp hơn so với ban đầu, cũng vì lí do như khi mình chọn họ lần đầu tiên vậy: họ có khả năng cao hơn trong việc hiểu được ngữ cảnh công việc của nhân viên, cho dù họ có rất ít tương tác.
Trước khi ghép cặp, mình cũng tính lại tổng số slot và workload còn lại cho mỗi người, đồng thời không xem xét lại cặp nào đã được ghép đôi rồi.
Sau bước cuối này thì Hà có tổng cộng 5 reviewer từ cả phòng ban và ngoài phòng ban, Mai có 4 reviewer. Tất cả reviewer đều có dưới 6 work load.
Các Python code block ở từng bước khá rời rạc. Bạn có thể xem full script ở đây nhé!
Thước đo kiểm tra chất lượng
Có rất nhiều phương pháp có thể giúp ta giải quyết vấn đề business này. Kể cả với chính phương pháp mình chọn, mình cũng đã thử rất nhiều version khác nhau (ví dụ, thay vì 6 workload mình cho 8 workload). Vậy làm sao ta có thể chọn phương pháp và version tốt nhất?
Để chúng ta thoải mái thí nghiệm các phương pháp khác nhau và chọn ra được phương pháp tốt nhất, chúng ta cần các thước đo kiểm tra chất lượng để so sánh từng phương pháp.
Trong trường hợp của mình, mình đã chọn các thước đo sau:
- Giảm số nhân viên không có bất cứ reviewer nào trong danh sách của họ
- Không có reviewer nào có quá 6 review cần phải viết
- Trung bình điểm tương tác cao, hoặc không giảm quá nhiều so với phương pháp trước nếu mình muốn thử phương pháp mới
- Cân bằng phần trăm số đồng nghiệp trong và ngoài team, trừ những trường hợp không thể do bản chất công việc của họ
Hàng rào bảo vệ
Hay còn được gọi trong tiếng Anh là Guardrail.
Mình không hướng tới sự hoàn hảo cho danh sách người đánh giá được đề xuất cho mỗi nhân viên. Mình xây dựng nó với mong muốn nó có thể hoạt động tốt cho đa số nhân viên ở công ty.
Để đảm bảo những phần chưa mấy hoàn hảo không cản trở công việc của mọi người, sẽ có 2 hàng rào bảo vệ sau:
- Mỗi quản lí vẫn phải xem qua và duyệt danh sách cuối cùng. Họ có thể thêm reviewer, hoặc thay đổi reviewer được đề xuất. Nếu họ thay đổi, họ sẽ được hỏi lí do. Từ lí do này, mình biết được những điểm có thể cải thiện đề xuất của mình ở đợt sau như thế nào
- Mỗi reviewer cũng có thể từ chối đánh giá và viết vào lí do từ chối
Tiêu chuẩn định hình thành công
Hay còn được gọi trong tiếng Anh là Success Metric. Lưu ý là các tiêu chuẩn này khác với thước đo chất lượng nhé!
Primary metric: Thành công chính cho đề xuất của mình là việc các quản lí đồng ý sử dụng danh sách mình đề xuất cho nhân viên của họ. Hay cụ thể hơn, mình muốn giảm số lần thay đổi reviewer từ các quản lí với lí do reviewer không đủ ngữ cảnh về nhân viên.
Secondary metric: Thành công phụ là việc các reviewer đồng ý viết đánh giá. Hay cụ thể hơn, mình muốn giảm số lần từ chối đánh giá từ reviewer do họ không đủ ngữ cảnh về nhân viên, hoặc họ không có đủ thời gian để làm review.
Bonus: Mere-Exposure Effect
Lựa chọn người đánh giá dựa trên điểm tương tác có rủi ro về mere-exposure effect - hiệu ứng tiếp xúc thường xuyên.
Trong việc đánh giá 360 độ, hiệu ứng này có thể dẫn đến việc người đánh giá đưa nhận xét tốt hơn cho nhân viên nào tương tác nhiều hơn với họ. Hiệu ứng này, dù ở bất cứ đâu, bất cứ công cụ tương tác nào, cũng tồn tại.
Ngoại trừ việc training người đánh giá về cách phòng tránh, chúng ta có những cách sau giúp giảm hiệu ứng nói riêng và sự chủ quan trong đánh giá nói chung:
- Bao gồm tương tác từ nhiều nguồn để cân bằng hiệu ứng, không dồn tác động của hiệu ứng vào bất cứ một nguồn nào
- Đa dạng hoá, lấy đánh giá từ nhiều nguồn khác nhau
- Sử dụng các câu hỏi cụ thể, có thang điểm rõ ràng trong bảng khảo sát đánh giá 360 độ. Các câu hỏi xoay quanh chất lượng công việc, dựa trên nhiệm vụ cụ thể của nhân viên
Lời Kết
Mình muốn dành lời cảm ơn đến bạn nào đã đọc đến đây. Đây là một bài phân tích dài vì nó đi sâu vào nhiều khía cạnh khác nhau để đưa ra lời giải đáp cho một câu hỏi business, và cách thực hiện lời giải đáp ấy.
Mình mong bài viết hữu ích với bạn. Nếu bạn có dịp thực hiện phương pháp này ở công ty của bạn, mình rất muốn nghe thêm từ bạn nhé!
Credits
- Photo by Kenny Eliason / Unsplash
- Whiteboard tool Excalidraw